Come organizzare eventi di comunicazione di successo. pt.1

FASE REALIZZATIVA – DALLA STRATEGIA ALLA OPERATIVITÀ
 

Fin dalla note dei tempi gli eventi hanno contraddistinto la nostra storia, contribuendo a costruire e a trasmettere la nostra stessa identità e la crescita sociale e civile.



Oggi, quando si parla di evento, si intende una leva di marketing, emozionale ed esperienziale, in grado di dare volume alle emozioni e al proprio mondo di riferimento, rendendo memorabile e non mediato il momento del contatto con il pubblico.
Partecipare a un evento comporta un coinvolgimento emozionale capace di trasformarsi in ricordo e quindi in consenso e fidelizzazione.
Si chiamano eventi, ma in realtà ogni evento è differente da tutti gli altri, anche se le fasi operative per sviluppare un progetto sono le stesse, qualunque sia la tipologia.

EVENTI DI COMUNICAZIONE. IL BRIEFING È IL BIG BANG!

Tutto comincia con un brief, ovvero una indicazione di obiettivi di comunicazione, budget e tempistiche. Il brief è fondamentale per costruire fondamenta solide a un evento e va sottoposto ad una profonda analisi critica e strategica, per capire cosa c’è scritto “tra le righe” e comprendere quali siano le informazioni più importanti.

EVENTI DI COMUNICAZIONE. STUDIO DI FATTIBILITA’

Una volta analizzate 2/3 ipotesi operative, si verifica la loro fattibilità, valutando tutti i pro e i contro. I principali aspetti da analizzare sono:
- La realizzabilità delle idee creative;
- L’analisi del progetto e la definizione degli obiettivi;
- La pianificazione e la programmazione dei tempi e delle priorità di lavoro;
- La disponibilità della location;
- Il rispetto del budget;
- Le fonti di costo e di entrata;
- Il tempo a disposizione;
- Le risorse umane disponibili;
In questa fase è necessario essere estremamente logici, critici e in grado di fornire alternative per risolvere i singoli problemi.

EVENTI DI COMUNICAZIONE. FASE CREATIVA

Esiste una profonda differenza tra approntare, predisporre, mettere in scena un evento e fare di questo un mezzo di comunicazione e di marketing. Progettare un evento significa elaborare un concetto complesso e razionale, fondato sulla realtà del mondo e delle persone a cui il progetto fa riferimento, individuandone i valori culturali e sociali. Si tratta di stabilire un rapporto tra pubblico e promotore, condividendo idee, sentimenti ed emozioni. Si tratta, ancor di più, di garantire qualità negli individui, unicità nelle proposte oltre che professionalità, puntualità, coerenza, etica e capacità di innovazione.

Gli elementi chiave a cui l’evento dovrà rispondere sono:

- Adeguatezza: la strategia e le singole parti che la compongono dovranno essere complementari tra loro nonché appropriate al contesto e ai valori di chi comunica attraverso l’evento;
- Credibilità: la strategia dovrà essere credibile e consentire al promotore di guadagnare credito e fiducia tra gli interlocutori;
- Consistenza: la strategia dovrà consentire la diffusione di un messaggio che dia origine a un adeguato impatto di Comunicazion;
- Fattibilità: le strategie dovranno essere praticabili, ovvero tutto ciò che si propone dovrà essere realizzato;
L’evento dovrà risultare un prodotto dotato di una propria personalità e unicità, fondato su quegli elementi che lo caratterizzano e lo rendono distinguibile e non ripetibile. Perchè ciascun evento è la combinazione di una serie di elementi tangibili e intangibili che danno origine a un’esperienza unica e irripetibile.