Come organizzare eventi di comunicazione di successo. pt.2

FASE REALIZZATIVA – DALLA STRATEGIA ALLA OPERATIVITÀ

Per organizzare eventi di successo non è sufficiente affidarsi alle buone idee e alla voglia di fare, ma è necessario utilizzare una serie di processi gestionali che accompagnano lungo tutto il percorso dal dire al fare.

Il ricorso a un processo di event management offre una serie di vantaggi importanti, tra i quali:
- Propone un approccio sistematico di gestione, valido per ogni tipo di evento;
- Consente di non affidarsi semplicemente all’intuito e alle buone idee, ma fornisce delle regole e una serie di strumenti che sostengono la realizzazione dell’evento;
- Permette di individuare, in modo chiaro e trasparente, i compiti e le responsabilità assegnate a chi contribuisce con il proprio lavoro alla realizzazione del progetto;
- Stabilisce una sistematica produzione di documenti che consentono di valutare e rendere visibile lo stato di avanzamento dei lavori;
- Fissa un patrimonio di conoscenze e di esperienze, raccolte grazie ai molteplici progetti implementati ovunque nel mondo;
Inoltre, poichè non è possibile prevedere gli ostacoli che si incontreranno durante il ciclo di vita dell’evento, il progetto dovrà, in modo realistico, mirare a ridurre il più possibile il numero e l’entità degli stessi, lasciando spazio e flessibilità per gestire gli imprevisti.


Una volta ricevuto il brief, sviluppato il concept, valutata la fattibilità delle idee e presa la decisione di procedere in tal senso, si dovrà elaborare un documento scritto che dovrà contenere:

- Il nome della manifestazione;
- Gli obiettivi;
- La filosofia dell’evento;
- I riferimenti culturali;
- I contenuti strategici e gli elementi chiave;
- I tempi e i luoghi in cui si terrà l’evento;
- Il piano di marketing;
- Il piano promozionale;
- L’organizzazione delle risorse umane;
- Il coordinamento logistico;
- Il timing delle attività di produzione;
- Il budget plan;

LA SCHELTA DEL NOME

La scelta del nome con cui identificare un evento non è affatto semplice e secondaria: è una questione di comunicazione. Chiamare un evento con un nome piuttosto che con un altro può avere importanti riflessi sul tipo di messaggio percepito dal pubblico. Il nome, infatti, è il primo messaggio che viene percepito ed è quello che più facilmente viene memorizzato. Dovrà quindi essere di facile comprensione, riconoscibile e non troppo lungo, per poter essere meglio declinato sui materiali di comunicazione. Dovrà essere originale, conferire unicità alla manifestazione e utilizzare il linguaggio del pubblico a cui è rivolto. Il nome dell’evento può rappresentare un importante valore da costruire, difendere e preservare nel tempo.

LA SCELTA DELLA LOCATION

Il luogo dove tenere l’evento influisce non solo sul gusto, sul prestigio o sullo stile dell’evento stesso, ma anche sul suo processo di marketing e sul tipo di persone che saranno disposte a investire nella manifestazione.

La scelta della location “giusta” dipenderà da:
- Filosofia dell’evento;
- Affluenza prevista;
- Infrastrutture e servizi disponibili;
- Motivazioni commerciali e di marketing;
- Ragioni logistiche;
- Budget a disposizione;