Come cambiano gli eventi

La pandemia ha cambiato in modo permanente la natura degli eventi ed è in atto una vera e propria migrazione verso il digitale. Le stesse aziende scelgono di ricorrere alla tecnologia, perchè fiere, convention e congressi sono fondamentali per le loro attività di marketing e comunicazione e non possono rinunciarvi.

Garantire questa alternativa online in questo momento di grande incertezza è un modo per dimostrare al proprio pubblico di esserci, di essere resilienti al punto da adattarsi a una nuova condizione senza perdere entusiasmo. Il ritorno di immagine parla di un’azienda forte e dai valori consolidati, che guarda al futuro con ottimismo.

Certo, viene meno l’aspetto emozionale/esperienziale, intrinseco degli eventi live, che d’altra parte viene compensata da diversi innegabili vantaggi che organizzare un evento in digitale comporta. Ma attenzione alle insidie che questo passaggio comporta! Innanzitutto, ciò che funziona per un evento dal vivo non è detto vada bene anche online, e poi bisogna avere ben chiaro che realizzare un evento digitale è molto, molto di più che andare semplicemente in diretta su Zoom.

Riadattare una conferenza stampa per il web non è troppo difficile: si possono creare press room grazie a varie piattaforme, che funzionano su invito inviando un link. Così come trasformare una riunione tra colleghi o un corso di formazione in un web meeting.

Persino le convention aziendali oggi possono diventare digitali, proprio come la convention nazionale di Cifo tenutasi a ottobre, per la prima volta nella storia dell’azienda in versione interamente digitale, con la regia di Eventgarde. Se si tratta però di eventi più articolati, l’organizzazione diventa decisamente più complessa e professionale.

Gli eventi digitali

Il primo scopo di ogni evento aziendale, che si tratti di meeting interni, di incontri di formazione, di convention o di congressi dedicati a uno specifico tema, è quello di generare un orientamento positivo dei partecipanti in termini di immagine (verso clienti, fornitori e stakeholder), di brand awareness (di marchio o di prodotto) o di creazione/rafforzamento dei team.

Ma più ciò che si organizza è ricco di contenuti e forme di fruizione diverse, più è complesso adattarlo al web. Per esempio, negli eventi virtuali non si può fare affidamento sulle stesse metriche di tracciamento degli eventi di persona. In genere agli eventi virtuali i partecipanti si registrano all’ultimo minuto, mentre per gli eventi fisici è necessaria una maggiore pianificazione nelle settimane precedenti, quelle in cui solitamente si hanno i maggiori picchi di registrazione.

In pochi mesi lo stato di emergenza sanitaria ha dato un grande impulso allo sviluppo di strumenti per gli eventi digitali e sono state create piattaforme ad hoc per i diversi tipi di evento web. In ognuna di queste situazioni, la partecipazione e l’interazione diretta sono possibili via live chat oppure attraverso “alzate di mano digitali”. Basta una videocamera e un microfono, infatti, per poter intervenire da casa propria.

I vantaggi degli eventi digitali

Fare eventi in presenza allo stato attuale non è possibile, ma perché rinunciare a un appuntamento importante se il web può essere una valida alternativa? La modalità online, infatti, ha diversi vantaggi:

★ organizzativi: permette di salvare l’evento, che altrimenti sarebbe posticipato con evidenti disagi e importanti sforzi di ripianificazione, se non addirittura annullato. In una conferenza web i partecipanti possono seguire tutto da casa, dall’ufficio anche dalla macchina, alleggerendo non poco alcune voci di spesa, come ad esempio logistica, allestimenti, ospitalità, catering. Inoltre, andando online non ci sono problemi di distanziamento e di sicurezza.

★ di costi: le stesse voci, incideranno decisamente meno sul budget dell’evento. Questo non significa che un evento web sia a costo zero. Uno dei fattori cui bisogna prestare maggiore attenzione è ad esempio la scelta della piattaforma. Deve essere assolutamente di qualità: affidabile e professionale. Allo stesso tempo, gli sforzi di promozione potrebbero aumentare, per comunicare la trasformazione in appuntamento online.

★ di pubblico: internet permette di superare distanze geografiche e limiti di capienza degli spazi fisici, aumentando il pubblico raggiunto. A ciò si aggiunge che per l’utente può essere più facile partecipare all’evento. Lo stesso discorso, ovviamente, vale anche per i relatori invitati.

Ma, soprattutto, organizzare un evento online, proprio perché garantisce più flessibilità e minore coinvolgimento di risorse, permette agli organizzatori di focalizzare l’attenzione sui contenuti, il vero valore aggiunto di ogni evento professionale.

Gli scenari futuri

La nostra natura socievole, il nostro desiderio di incontrare persone con interessi simili ai nostri, la curiosità di conoscere nuovi luoghi, di provare esperienze memorabili, sono e resteranno fattori potentissimi perché gli eventi continuino ad esistere. Sono e resteranno il mezzo più naturale per avvicinare ed emozionare persone con interessi affini e complementari.

Gli eventi in presenza sono imprescindibili, questa è la verità.

Ma il presente racconta una storia purtroppo diversa, che ha stravolto le nostre modalità comunicative. Soprattutto le aziende dovranno fare i conti con le limitazioni agli eventi live ancora per un pò, ma la tecnologia mette a disposizione nuovi modi e spazi d’incontro e consente di dare un taglio innovativo ai brand e alle proprie iniziative. È difficile prevedere come e quando si potrà tornare alla normalità del pre-coronavirus, ma questo è un momento da sfruttare per diventare più efficienti nel business digitale. Reinventare e trovare nuove soluzioni virtuali che possano sostituire quelle in presenza, oltre ad aiutare in questa fase difficile possono rappresentare una competenza in più da utilizzare anche in futuro.

Gli eventi sono esperienze pensate per essere condivise e quando si tornerà alla normalità ci sarà un nuovo equilibrio tra le due dimensioni. Saranno diversi, più ibridi, più interattivi, con contenuti pensati anche per una diffusione sui canali digitali. E più importanti che mai.