5 regole da seguire per realizzare eventi virtuali e ibridi di successo

Ai tempi del Covid virare sul digitale è una necessità, ma improvvisando si corre il rischio il rischio realizzare eventi privi di professionalità e strategia. Per non fallire, sono infatti necessarie conoscenze e competenze specifiche oltre a una reale capacità di gestire sia gli aspetti tecnici che quelli strategici.

Vediamo allora quali sono le regole base per organizzare eventi virtuali o digitali come il faut.

1. Il giusto contenuto per il formato digitale

E’ necessario partire dal contenuto dell’evento per collegarlo e adattarlo al contesto digitale. Si tratta di adattare il format, gli strumenti, lo stile di comunicazione e il tone of voice

2. Il Digital Event Team

La squadra che lavora alla progettazione deve possedere competenze non solo tecniche, ma anche strategiche. Il responsabile dei contenuti, l’esperto in strumenti digitali, il Digital Event Strategist, sono profili specialistici fondamentali per questo tipo di eventi

3. La piattaforma digitale

Che si tratti di un evento completamente virtuale o ibrido, occorre partire dalla valutazione delle esigenze dell’utente, per poi scegliere le piattaforme e gli strumenti tecnologici più adeguati

4. L’importanza della comunicazione

Occorre curare la comunicazione per ottenere attenzione e fiducia in ambito digitale dal proprio target. Coinvolgere gli utenti prima, durante e anche dopo l’evento è determinante ai fini del successo dell’iniziativa

5. Opportunità digitali di sponsorizzazione e aree espositive virtuali

È importante trovare nuovi modi per generare valore per gli sponsor e non semplicemente replicare quelli in uso negli eventi in presenza

Iniziative di CSR

E’ bene ricordare che gli eventi online sono ovviamente più sostenibili dal punto di vista ambientale. E’ quindi utile mettere in evidenza questo aspetto e cercare di realizzare anche iniziative di CSR per lasciare un contributo positivo a favore della comunità.

Gli eventi virtuali e ibridi non sono una moda

Non sono un fenomeno passeggero e diventeranno parte integrante degli eventi in presenza, quando si tornerà a realizzarli. Il digitale, infatti, offre nuove preziose opportunità: allargamento dell’audience in misura illimitata; spettacolarità; efficienza delle risorse. Il potenziale numero di partecipanti è più ampio di quello di un evento fisico tradizionale, a costi più contenuti.
Inoltre, gli eventi sono misurabili con l’analisi dei dati, dagli analytics ai social media e all’app dell’evento, e, in questo modo, è possibile valutarne l’impatto e la sua reale efficacia.