Il futuro degli eventi è ibrido

Live + digitale + contenuti per il dopo Covid

In conseguenza dell’emergenza sanitaria la vita reale si è trasferita online, e, nell’impossibilità di realizzare eventi dal vivo, la digitalizzazione ha offerto alle aziende soluzioni innovative per raccontarsi. Gli eventi fisici sono però insostituibili e si continuerà a realizzarli, anche se non saranno più gli stessi. Gli eventi ibridi, in cui il live si fonde con l’esperienza digitale, rappresentano il futuro.
L’industria degli eventi è una delle più colpite dall’emergenza sanitaria, che ha disegnato uno scenario imprevedibile anche per chi è abituato a prevedere gli imprevisti e sa come neutralizzarli.
Il Coronavirus ha determinato un cambiamento enorme nelle vite di noi tutti, e abbiamo imparato a convivere con nuove norme di comportamento e di comunicazione dettate dalla necessità di distanziamento sociale.
In conseguenza dell’impossibilità di realizzare eventi si è assistito a un proliferare di meeting digitali e video conferenze. Ma ciò non vuol dire che gli eventi digitali sostituiranno quelli live perchè il contatto fisico e l’esperienza diretta sono e resteranno insostituibili. Si tornerà a fare eventi dal vivo, non c’è dubbio, ma ora è necessario dimostrare di saper reagire al cambiamento, ripensando il modo di comunicare e fare eventi.
“Non possiamo permetterci di sprecare una crisi come questa”. Così disse Rahm Emanuel, ex capo di Gabinetto di Barack Obama, dopo la grande crisi economica del 2008. Proprio come allora, bisogna far tesoro di questo passaggio drammatico della nostra civiltà, perché ci offre l’opportunità di fare cose che non avremmo pensato di fare prima.

Nuovi scenari di comunicazione con i digital events


La capacità di reazione, l’innovazione e la flessibilità che contraddistinguono il nostro settore aiuteranno a superare questo drammatico momento, ma non sarà facile, anzi sarà molto difficile e faticoso. Forse saremo costretti tutti e reiventarci, rileggendo la nostra vita e le nostre priorità. Per questo servono subito aiuti importanti, come quelli previsti dal documento che Confindustria Intellect a presentato al Governo: credito d’imposta come indennizzo per le contrazioni di fatturato e per la diffusione di smart working e formazione; webinar voucher; credito di imposta per incentivare le aziende che decidono di investire in attività ad alto valore. Altrimenti, quando l'emergenza finirà di questo settore resteranno molte macerie.

La formula digitale è adattabile a qualsiasi tipo di evento (meeting, convegni, webinar, convention, fiere, presentazioni di prodotto, conferenze stampa etc.), e può essere modulata su soluzioni di broadcast streaming, in diretta o in differita.
Certo, la spettacolarizzazione e le emozioni che un evento online può offrire in forma digital non sono le stesse, ma al centro di tutto ci sono i contenuti. Per questo ogni occasione di incontro produce un e-vento unico, che unisce le persone anche nella distanza, garantendo un’esperienza comunque accattivante in grado di coinvolgere e divertire i partecipanti.
Eppure, il futuro degli eventi non può essere e non sarà solo digital.

Eventi ibridi: la nuova era degli eventi


Gli eventi sono per loro stessa natura uno strumento emozionale ed esperienziale, caratterizzato dal contatto diretto tra i partecipanti. Sono un’importante leva di marketing per le aziende perché capaci di generare un orientamento positivo, in termini di rafforzamento dell’immagine dell’azienda (verso clienti, fornitori e stakeholders) e di brand awareness.
La dimensione fisica e il coinvolgimento sensoriale delle persone sono aspetti imprescindibili e non è pensabile che si possa rinunciare completamente agli eventi in presenza degli altri.
Gli eventi in presenza torneranno e saranno caratterizzati da un mix di reale e digitale (con una spruzzatina di virtuale), sulla scia di un cambiamento che era già in atto e il Coronavirus ha solo accelerato.

Non si torna indietro, il futuro degli eventi è ibrido.

Cos’ è un evento ibrido


Un evento ibrido è una fusione tra un evento in cui si partecipa di persona e un evento digitale, in cui altre persone sono collegate da remoto tramite computer, telefono cellulare o dispositivi mobili.
Ciò che caratterizza gli eventi ibridi è la possibilità di partecipare virtualmente ad un evento “live” vivendo la stessa esperienza dei partecipanti fisicamente presenti. Questo significa allargamento dell’audience in misura illimitata, spettacolarità, efficienza delle risorse.
Il format ibrido mette in connessione l’evento fisico con un pubblico di persone collegate in remoto oppure può avere i relatori stessi collegati via Internet. O ancora è possibile avere un evento principale collegato con altri eventi live, ognuno con relatori diversi e un tema comune, i quali a loro volta possono alternare attività dal vivo a videoconferenze.

Il livello di coinvolgimento e di capacità di fare networking di tutti i partecipanti sono la misura della riuscita di un evento ibrido, che per avere successo necessita di un presentatore professionista che dialoga con i presenti ed è l’interfaccia dei partecipanti in remoto.
L’ibrido apre interessanti canali di comunicazione anche sui Social Media (prima, durante e dopo l’evento), creando un’architettura di interconnessioni caratterizzata da una forte crossmedialità. Per questo decisiva la gestione della comunicazione con i partecipanti virtuali sui social, perché i contributi e le domande del pubblico devono diventare parte integrante dell’evento.
Il cambiamento nel settore eventi andrà di pari passo con altri settori affini, quello dei viaggi in primis. Nel post pandemia ci si sposterà per lavoro o per piacere con meno frequenza e più precauzioni e allora si dovranno riscrivere anche le regole del turismo basato sugli eventi.

Perché organizzare un evento ibrido


La dimensione fisica e il coinvolgimento sensoriale delle persone sono aspetti imprescindibili in un evento e non saranno mai surrogabili dalla tecnologia. Rinunciare completamente agli eventi live non è un’opzione.
L’evento ibrido consente di raggiungere persone che altrimenti non avrebbero partecipato, dando loro il massimo dell’esperienza possibile attraverso le soluzioni offerte dalle moderne tecnologie.

L’evento ibrido non è una alternativa alla partecipazione live, ma alla non partecipazione. Se ben strutturati, gli eventi ibridi sono un perfetto esempio di risultato superiore alla semplice somma delle parti. Quindi non è vero che con un evento ibrido si perdano partecipanti, piuttosto partecipare da remoto fa venire voglia di essere lì e la prossima volta probabilmente parteciperanno fisicamente.
Il potenziale numero di partecipanti a un evento ibrido è più ampio di quello di un evento fisico tradizionale a costi però contenuti. E questo è un aspetto che in futuro deve necessariamente essere considerato da chi progetta eventi.
E’ vero, progettazione e realizzazione di un evento ibrido sono più complesse di quelle per un evento live, perché il coinvolgimento emotivo di chi è collegato da remoto è minore rispetto a chi partecipa di persona e la comunicazione è mediata dalla tecnologia e dalla distanza.
Tutto ciò deve quindi stimolare chi progetta l’evento a essere più creativo e trovare soluzioni sempre nuove. E, soprattutto, è fondamentale dare la giusta importanza ai contenuti se si vuole fare la differenza.
Secondo la recente ricerca Business Motivations and Social Behaviors for In-Person and Online Events, realizzata dalla Professional Convention Management Association, la motivazione principale dei partecipanti agli eventi, siano essi fisicamente presenti o collegati da remoto, è proprio il contenuto. Il pubblico cerca contenuti prima, durante e dopo e il canale digitale permette di offrirli e valorizzarli durante tutto il ciclo dell’evento.

7 motivi per puntare sugli eventi ibridi


1. Stimolano maggiormente la partecipazione attiva grazie all’utilizzo delle tecnologie, che moltiplicano gli strumenti di interazione a disposizione

2. Ampliano notevolmente i numeri dell’audience, a costi però contenuti

3. Il format ibrido consente di mettere in collegamento più eventi contemporaneamente

4. Consentono il risparmio dei tempi di trasferimento e del soggiorno e allungano la durata dell’evento, grazie a sessioni trasmesse in differita, conversazioni sui social e materiali condivisi

5. Stimolano alla creatività e a ragionare fuori dagli schemi tradizionali

6. I contenuti hanno un più elevato grado di condivisibilità, grazie al fatto che possono utilizzare molteplici canali di distribuzione

7. Il format ibrido consente di mettere in collegamento più eventi: quello principale e altri eventi “satellite” in contemporanea

 

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